نظام إدارة الجودة

• هو نظام إداري مكون من عدة أنشطة مختلفة تهدف إلى الوصول إلى تقديم خدمات جيدة تحقق رغبات وتوقعات المستفيدين من أول مرة وكل مرة، وذلك عن طريق الأداء الجيد لمنتسبي شؤون الجنسية والجوازات والإقامة والإلتزام بالمعايير واللوائح التنظيمية المقررة، وبمستوى عالي من الجودة وبأقل التكاليف وأقل مدة زمنية ممكنة.
• في 6 إبريل 2008 صدر القرار الإداري رقم أ ع / ج ج أ / أ د / 3040 من معالي وكيل وزارة الداخلية لشئون الجنسية والجوازات والإقامة بتشكيل اللجنة التنسيقية لتطبيق وتطوير نظم إدارة الجودة لتوكيد الجودة والإعتماد متماشياً مع قرار مجلس الوزراء رقم 33 لسنة 2004.
• وتطبيقاً للقرار الصادر من معالي وكيل الوزارة لشؤون الجنسية والجوازات والإقامة، شكلت اللجنة التنسيقية العليا لإنشاء وتطبيق وتوكيد نظام إدارة الجودة في شؤون الجنسية والجوازات والإقامة.
• تدرك شؤون الجنسية والجوازات والإقامة حقيقة أنه من أجل إنجاح خدماتها وعملياتها وإدارتها فإن عليها أولاً أن تحدد نظامها بشكل عملي وواضح، مما يقودها بإتجاه حلقة مستمرة من التطوير والتحسين الدائمين. لذلك قامت شؤون الجنسية والجوازات والإقامة بإنشاء ووضع نظام محدد وموثق وفعال لإدارة نظام الجودة، متطابق مع متطلبات المواصفة القياسية ISO 9001:2015، وتحرص على الحفاظ عليه وصيانته بشكل مستمر، ويشمل الآتي :
      - تحديد العمليات اللازمة لتطبيق نظام الجودة.
      - تحديد المعايير والأساليب المطلوبة للتأكد من التشغيل والتحكم الفعال لهذه العمليات.
      - تحديد التفاعل والتتابع بين هذه العمليات.
      - تحديد ومراقبة الموارد والمعلومات الضرورية لدعم عمليات التشغيل وضمان توافرها.
      - تحديد طرق قياس وتحليل هذه العمليات.
      - إتخاذ الإجراءات اللازمة للوصول للنتائج المخطط لها والتحسين المستمر لهذه العمليات.
      - تقوم شؤون الجنسية والجوازات والإقامة بإنشاء وحفظ السجلات للجودة حتى تكون هذه السجلات دليلاً على تنفيذ المتطلبات المحددة وكذلك أداة لقياس كفاءة نظام إدارة الجودة وتحديد مناطق التحسين ويوضح إجراء ضبط سجلات الجودة الضوابط المطلوبة لتمييز وتخزين وحماية وإسترجاع ومدة الحفظ والتخلص من هذه السجلات.
      - مراقبة العمليات والأنشطة التي تجرى خارج نطاق الإدارة والمتعلقة بأنشطة وخدمات شؤون الجنسية والجوازات والإقامة وتحديد أسلوب مراقبتها.
• قامت شئون الجنسية والجوازات والإقامة بإنشاء وتوثيق نظام لإدارة الجودة، ويشمل على :
      - بيان موثق لسياسة الجودة وأهدافها.
      - السياسة العامة لشئون الجنسية والجوازات والإقامة ( الرؤية والرسالة والأهداف والقيم).
      - دليل الجودة.
      - الخدمات والإجراءات الموثقة والسجلات المطلوبة المتوافقة مع المواصفة القياسية الدولية 9001:2015 ISO .
      - الوثائق والسجلات : متضمنة السجلات الضرورية لضمان التخطيط والتشغيل والضبط الفاعل لعمليات شئون الجنسية والجوازات والإقامة.
• تلتزم الإدارة العليا بشؤون الجنسية والجوازات والإقامة بتطوير وتطبيق نظام إدارة الجودة ضمن أنشطتها والتحسين المستمر لفاعليته عن طريق:
      - إبلاغ وتوعية جميع منتسبي شؤون الجنسية والجوازات والإقامة وبيان أهمية الوفاء بمتطلبات المستفيدين، والإلتزام بالمتطلبات التشريعية والتنظيمية، من خلال الإجتماعات الدورية.
      - إنشاء وتوثيق بيان سياسة الجودة.
      - التأكد من تحديد ووضع أهداف الجودة.
      - تقييم فاعلية نظام إدارة الجودة أثناء تنفيذ مراجعات الإدارة.
      - التأكد من ضمان توفر الموارد الضرورية لضمان التشغيل الفعال وتقديم الخدمات بمستوى عالي ويحقق رضا المستفيدين.
• تحرص الإدارة العليا على تقديم الدعم والوفاء قدر الإمكان بمتطلبات المستفيد (الداخلي والخارجي)، وذلك لتعزيز الرضا العام.
• تستخدم شئون الجنسية والجوازات والإقامة طرق وإجراءات محددة ودورية لمعرفة وتقييم توقعات شركائها ومعالجة شكواهم.
• أصدر سعادة وكيل وزارة الداخلية لشئون الجنسية والجوازات والإقامة التكليف الإداري رقم (أ ع/ج ج أ/ أد /2/2321 ) بتاريخ 1 فبراير 2010، ممثل لنظام إدارة الجودة بشؤون الجنسية والجوازات والإقامة، ومن أهم واجباته :
     - مشاركة الإدارة العليا في وضع السياسات والأهداف المتعلقة بنظام الجودة ومتابعة تنفيذها وقياس مؤشراتها.
     - تخطيط وتنفيذ الأعمال المتعلقة بالمراجعة الداخلية طبقاً للإجراءات والخطط الموضوعة والمحددة لذلك وتقديم التقارير اللازمة عن النتائج للإدارة العليا.
     - متابعة تنفيذ العمليات التصحيحية والوقائية التي تتم في الإدارة حيال حالات عدم المطابقة وشكاوي العملاء وتقديم التقارير اللازمة عنها.
     - الإعداد لإجتماعات مراجعة الإدارة ومتابعة التنفيذ لكل القرارات والتوصيات والتكليفات المترتبة عليها.
     - التأكد من وعي منتسبي شئون الجنسية والجوازات والإقامة على جميع مستوياتهم بمتطلبات المستفيدين، ومتابعة مستوى الأداء العام للمؤسسة فيما يخص نظام الجودة وتقديم التقارير اللازمة للإدارة العليا وفرص التحسين المقترحة.
     - التأكيد على المحافظة على تطبيق قوانين وتشريعات العمل بشكل مستمر.
     - وضع الخطط الزمنية لإجراءات القياسات المطلوبة، وتحديد فرق العمل لها.