- مراقبة العمليات والأنشطة التي تجرى خارج نطاق الإدارة والمتعلقة بأنشطة وخدمات شؤون الجنسية والجوازات والإقامة وتحديد أسلوب مراقبتها.
قامت شئون الجنسية والجوازات والإقامة بإنشاء وتوثيق نظام لإدارة الجودة، ويشمل على :
- بيان موثق لسياسة الجودة وأهدافها.
- السياسة العامة لشئون الجنسية والجوازات والإقامة ( الرؤية والرسالة والأهداف والقيم).
- دليل الجودة.
- الخدمات والإجراءات الموثقة والسجلات المطلوبة المتوافقة مع المواصفة القياسية الدولية 9001:2015 ISO .
- الوثائق والسجلات : متضمنة السجلات الضرورية لضمان التخطيط والتشغيل والضبط الفاعل لعمليات شئون الجنسية والجوازات والإقامة.
تلتزم الإدارة العليا بشؤون الجنسية والجوازات والإقامة بتطوير وتطبيق نظام إدارة الجودة ضمن أنشطتها والتحسين المستمر لفاعليته عن طريق:
- إبلاغ وتوعية جميع منتسبي شؤون الجنسية والجوازات والإقامة وبيان أهمية الوفاء بمتطلبات المستفيدين، والإلتزام بالمتطلبات التشريعية والتنظيمية، من خلال الإجتماعات الدورية.
- إنشاء وتوثيق بيان سياسة الجودة.
- التأكد من تحديد ووضع أهداف الجودة.
- تقييم فاعلية نظام إدارة الجودة أثناء تنفيذ مراجعات الإدارة.
- التأكد من ضمان توفر الموارد الضرورية لضمان التشغيل الفعال وتقديم الخدمات بمستوى عالي ويحقق رضا المستفيدين.
تحرص الإدارة العليا على تقديم الدعم والوفاء قدر الإمكان بمتطلبات المستفيد (الداخلي والخارجي)، وذلك لتعزيز الرضا العام.
تستخدم شئون الجنسية والجوازات والإقامة طرق وإجراءات محددة ودورية لمعرفة وتقييم توقعات شركائها ومعالجة شكواهم.
أصدر سعادة وكيل وزارة الداخلية لشئون الجنسية والجوازات والإقامة التكليف الإداري رقم (أ ع/ج ج أ/ أد /2/2321 ) بتاريخ 1 فبراير 2010، ممثل لنظام إدارة الجودة بشؤون الجنسية والجوازات والإقامة، ومن أهم واجباته :
- مشاركة الإدارة العليا في وضع السياسات والأهداف المتعلقة بنظام الجودة ومتابعة تنفيذها وقياس مؤشراتها.
- تخطيط وتنفيذ الأعمال المتعلقة بالمراجعة الداخلية طبقاً للإجراءات والخطط الموضوعة والمحددة لذلك وتقديم التقارير اللازمة عن النتائج للإدارة العليا.
- متابعة تنفيذ العمليات التصحيحية والوقائية التي تتم في الإدارة حيال حالات عدم المطابقة وشكاوي العملاء وتقديم التقارير اللازمة عنها.
- الإعداد لإجتماعات مراجعة الإدارة ومتابعة التنفيذ لكل القرارات والتوصيات والتكليفات المترتبة عليها.
- التأكد من وعي منتسبي شئون الجنسية والجوازات والإقامة على جميع مستوياتهم بمتطلبات المستفيدين، ومتابعة مستوى الأداء العام للمؤسسة فيما يخص نظام الجودة وتقديم التقارير اللازمة للإدارة العليا وفرص التحسين المقترحة.
- التأكيد على المحافظة على تطبيق قوانين وتشريعات العمل بشكل مستمر.
- وضع الخطط الزمنية لإجراءات القياسات المطلوبة، وتحديد فرق العمل لها.